Gerenciamento de riscos para proprietários de pequenas empresas, por TS

Estou disposto a apostar que muitos leitores do SurvivalBlog possuem algum tipo de pequeno negócio. Se você tem uma loja de tijolo e argamassa, vende produtos caseiros no mercado de um fazendeiro ou tem um "show paralelo" com o eBay ou Etsy, descobrir como tornar sua pequena empresa resiliente (sem muitas despesas) é um ótimo uso de seu tempo.

Tenho uma pequena empresa totalmente on-line que envia produtos para os Estados Unidos. Atualmente é uma fonte adicional de renda. Meu “trabalho diário” é em TI, onde sou certificado em gerenciamento de riscos e planejamento de recuperação de desastres. Apresentarei um plano padrão do setor para tornar sua pequena empresa resiliente, com exemplos de minha própria experiência como proprietário de uma empresa.

Uma observação sobre os termos – o mundo corporativo criou uma miscelânea de conceitos relacionados à resiliência. O gerenciamento de riscos envolve identificar, analisar e mitigar proativamente os riscos que podem causar interrupções. Isso está relacionado, mas é distinto, do planejamento de continuidade de negócios (que depende do gerenciamento de riscos e se preocupa em manter as funções essenciais de seus negócios durante e após uma interrupção) e do planejamento de recuperação de desastres (que se concentra na restauração das funções de negócios após um desastre ocorrido em seus negócios). parar completamente). O artigo de hoje é sobre gestão de riscos. Se houver interesse suficiente, posso escrever artigos de acompanhamento sobre continuidade de negócios e planejamento de recuperação de desastres.

Mais uma observação – muitos desses conceitos são voltados para grandes empresas com muitos funcionários e recursos para dedicar à resiliência. Sua pequena empresa estará em desvantagem lá. Mas uma pequena empresa tem a vantagem de ter menos ativos e menos exposição ao risco. Como resultado, simplifiquei os processos padrão do setor para consumir menos tempo para um pequeno empresário. Se houver outros gurus de gerenciamento de risco lendo isso, desculpe-me por combinar e aliviar alguns passos!

Agora que essas ressalvas estão fora do caminho, vamos começar. Os primeiros passos no gerenciamento de riscos são identificar e analisar seus riscos. Essa avaliação de risco bastante simplificada é “Ativos + Perigos + Probabilidade + Impacto = Riscos Priorizados”.

Primeiro, vamos discutir ativos. Identifique os principais processos do seu negócio. Isso pode incluir a criação de produtos, gerenciamento de pagamentos, envio ou entrega, etc. O próximo passo é identificar os ativos necessários para cada processo e atribuir um valor a cada um. Isso é um tanto subjetivo – o valor pode ser o custo de reposição do ativo ou o valor que o ativo agrega ao seu negócio. Você pode estimar uma quantia em dinheiro ou usar rótulos amplos, como valor baixo/médio/alto. Apenas certifique-se de permanecer consistente em como você mede o valor do ativo. Para este artigo, vamos simplificar e ficar com Baixo/Médio/Alto. Meu negócio vende principalmente itens sazonais e eu gasto muitos produtos fora da estação para revender mais tarde. Isso significa que tenho um grande estoque quase o ano todo. Não é de surpreender que, quando organizo os ativos de minha empresa por valor, meu estoque seja meu ativo mais valioso. O estoque costuma ser um ativo de alto valor para pequenas empresas que vendem produtos físicos. Veículos e ferramentas são ativos cotidianos de alto valor para empresas prestadoras de serviços.

Assim, ao final desta etapa, diremos que nossa pequena empresa hipotética possui estes valores de ativos:

VALOR ALTO
inventário
Registos (lista de contactos de clientes, recibos, documentos fiscais, etc.)

VALOR MÉDIO
Computadores
impressoras
Máquinas fotográficas

BAIXO VALOR
Materiais de transporte (caixas, fitas, etc.)
Recipientes de armazenamento

O próximo passo na avaliação de risco é identificar os perigos e sua probabilidade. Os perigos podem ser naturais (como furacões ou nevascas) ou causados ​​pelo homem (como roubo e distúrbios civis). Se você conhece bem o seu negócio e a sua área, pode fazer uma avaliação sensata dos perigos mais prováveis. Se você mora na Califórnia, incêndios florestais e terremotos podem ser riscos de alta probabilidade. Se você mora nas montanhas, nevascas e deslizamentos de terra podem ser prováveis. Moro no Texas, um lugar que adoro, mas me preocupo com a estabilidade da rede elétrica. Portanto, uma queda de energia prolongada é um risco maior para o meu negócio do que em qualquer outro lugar. Não custa nada verificar novamente sua intuição, usando recursos como mapas de inundações, mapas de riscos de terremotos do USGS ou conversando com um agente de seguros. As grandes empresas calcularão a probabilidade de ocorrência de um perigo até o ponto decimal, mas para as pequenas empresas é suficiente atribuir uma ampla probabilidade de perigo de baixa/média/alta.

Digamos que nossa pequena empresa hipotética esteja no leste do Texas. A avaliação do perigo pode proceder da seguinte forma:

RISCOS DE ALTA PROBABILIDADE
Umidade extrema (mofo/bolor)

RISCOS DE MÉDIA PROBABILIDADE
Queda de energia prolongada
vol
Traças e outras pragas destrutivas
inundação

RISCOS DE BAIXA PROBABILIDADE
Agitação civil
Terremoto
Fogo

O próximo passo é avaliar os impactos. Ainda usando os rótulos Baixo/Médio/Alto, atribua um nível de impacto (levando em conta a proteção existente que você possui) para cada ativo para cada perigo identificado. Em outras palavras, se ocorresse um incêndio em sua empresa, qual seria o impacto em seu estoque, ferramentas, registros, etc.? ? No final deste processo, você deve ter uma classificação geral de perigo de duas letras – a primeira letra para o nível de impacto e a segunda letra para o nível de probabilidade de perigo.

Neste ponto, nossa pequena empresa hipotética tem uma lista de Ativos + Perigos + Probabilidades + Impactos, com classificações gerais de perigo. Este é o aspecto do item de inventário:

ATIVO: Inventário (alto valor)

Perigo: umidade extrema (alta probabilidade)
Impacto com as medidas de mitigação atuais: alto (o mofo tornará o estoque inútil)
Classificação geral de perigo: H/H (alto impacto/alta probabilidade)

Perigo: falta de energia prolongada (probabilidade média)
Impacto com mitigação atual: baixo (inventário armazenado em um ambiente não condicionado)
Classificação geral de perigo: L/M

Perigo: Roubo (probabilidade média)
Impacto com mitigação atual: médio (muitos itens são grandes, ladrões provavelmente poderiam roubar alguns deles, mas não todo o estoque)
Classificação geral de perigo: M/M

Perigo: Traças e outras pragas destrutivas (probabilidade média)
Impacto com as medidas de mitigação atuais: Alto (a infestação de traças tornará a maior parte do inventário inútil)
Classificação geral de perigo: H/M

Perigo: Inundação (probabilidade média)
Impacto com mitigação atual: médio (o estoque no chão ou nas prateleiras inferiores pode ser arruinado)
Classificação geral de perigo: M/M

Perigo: Terremoto (baixa probabilidade)
Impacto sem mitigação: baixo (estoque armazenado em hangar de um andar sem água ou gás)
Classificação geral de perigo: L/L

Perigo: Agitação civil (baixa probabilidade)
Impacto com mitigação atual: médio (para inventário, o impacto é essencialmente o mesmo que o risco de roubo)
Classificação geral de perigo: M/L

Perigo: Incêndio (baixa probabilidade)
Impacto sem mitigação: Alto (perda de estoque devido a danos causados ​​por incêndio ou fumaça)
Classificação geral de perigo: H/L

…e assim por diante, para cada ativo. Observe que um perigo com baixo impacto para um ativo pode ter alto impacto (ou vice-versa) para outro ativo. O estoque pode não ser afetado por uma queda de energia prolongada, mas o impacto nos computadores da empresa provavelmente seria pelo menos moderado.

Manter o controle de todas essas informações pode ficar confuso. Se você quiser um formulário pronto para preencher para orientar sua avaliação de risco, um modelo está disponível no site Ready.gov.

(NOTA O formulário é decente, apenas ignore seus erros ortográficos como "senario". É "bom o suficiente para o trabalho do governo", eu acho.)

Depois de concluir sua avaliação de riscos, a etapa final é a mitigação de riscos. Classifique suas classificações gerais de risco de duas letras por impacto e concentre-se em encontrar maneiras de mitigar riscos de alto e médio impacto. Prefiro, para simplificar, priorizar as classificações de risco nesta ordem: H/H, H/M, H/L, M/H, M/M, M/L. Algumas pessoas podem preferir priorizar Médio Impacto/Alta Probabilidade e Médio Impacto/Média Probabilidade em vez de Alto Impacto/Baixa Probabilidade. Qualquer abordagem funciona, desde que os principais perigos sejam abordados. Seja criativo em sua abordagem para mitigação de riscos. Coisas tão variadas quanto melhorar a segurança física, obter dispositivos de backup, aprender uma nova habilidade e comprar um seguro contam como medidas de mitigação. Provavelmente, você não pode mitigar todos os riscos, e tudo bem. Alguns riscos quase certamente excederão os recursos de sua pequena empresa para mitigá-los. Você está em uma situação melhor simplesmente por estar ciente desse risco.

Para nossa pequena empresa hipotética, o principal risco (alto impacto/alta probabilidade) para nosso inventário é a alta umidade no leste do Texas. Uma maneira relativamente barata de proteger o estoque contra esse perigo é armazená-lo em recipientes herméticos com pacotes de sílica gel dentro. Como bônus, isso também fornece mitigação contra o perigo representado por mariposas e outras pragas destrutivas, bem como algum nível de proteção contra inundações e danos causados ​​pela fumaça. Para risco de incêndio (alto impacto/baixa probabilidade), digamos que nossa empresa não tem dinheiro para instalar um sistema de sprinklers no galpão de armazenamento. Poderíamos instalar um detector de fumaça, manter um extintor de incêndio por perto e garantir que a área ao redor esteja livre de objetos inflamáveis. Passando para os riscos de médio impacto, o perigo de roubo de estoque e agitação civil pode ser mitigado colocando grades nas janelas dos galpões de armazenamento, colocando uma fechadura melhor na porta e talvez instalando câmeras, luzes e alarmes.

Se você não gosta da minha metodologia de gerenciamento de riscos, existem dezenas de variações que você pode pesquisar online. Todos seguem a mesma lógica básica, mas algumas variações podem ser mais adequadas para você e sua empresa. O importante é que você, Pequeno Empresário, tenha se dado ao trabalho de entender os riscos do seu negócio e tenha identificado medidas para fortalecer o seu sustento diante do que o homem e a natureza podem lhe impor.