Gestion des risques pour les propriétaires de petites entreprises, par TS

Je suis prêt à parier que de nombreux lecteurs de SurvivalBlog possèdent une petite entreprise quelconque. Que vous ayez un magasin de brique et de mortier, que vous vendiez des produits faits maison sur un marché fermier ou que vous ayez un « concert parallèle » avec eBay ou Etsy, trouver comment rendre votre petite entreprise résiliente (sans trop de dépenses) est une excellente utilisation de ton temps.

Je possède une petite entreprise entièrement en ligne qui expédie des produits à travers les États-Unis. C’est actuellement une source de revenu supplémentaire. Mon « travail de jour » est en informatique, où je suis certifié en gestion des risques et en planification de reprise après sinistre. Je vais présenter un plan standard de l’industrie pour rendre votre petite entreprise résiliente, parsemé d’exemples tirés de ma propre expérience de propriétaire d’entreprise.

Une note sur les termes – le monde de l’entreprise a créé un méli-mélo de concepts liés à la résilience. La gestion des risques consiste à identifier, analyser et atténuer de manière proactive les risques susceptibles de provoquer une perturbation. Ceci est lié mais distinct de la planification de la continuité des activités (qui s’appuie sur la gestion des risques et concerne le maintien des fonctions essentielles de votre entreprise pendant et après une interruption) et de la planification de la reprise après sinistre (qui se concentre sur la restauration des fonctions de l’entreprise après une catastrophe votre entreprise de s’arrêter complètement). L’article d’aujourd’hui porte sur la gestion des risques. S’il y a suffisamment d’intérêt, je peux écrire des articles de suivi sur la continuité des activités et la planification de la reprise après sinistre.

Une note de plus – beaucoup de ces concepts sont destinés aux grandes entreprises avec beaucoup d’employés et de ressources à consacrer à la résilience. Votre petite entreprise y sera désavantagée. Mais une petite entreprise a l’avantage d’avoir moins d’actifs et moins d’exposition au risque. En conséquence, j’ai simplifié les processus standard de l’industrie pour qu’ils prennent moins de temps pour un propriétaire de petite entreprise. S’il y a d’autres gourous de la gestion des risques qui lisent ceci, veuillez m’excuser d’avoir combiné et allégé quelques étapes !

Maintenant que ces mises en garde sont écartées, commençons. Les premières étapes de la gestion des risques consistent à identifier et analyser vos risques. Cette évaluation des risques, grandement simplifiée, est « Actifs + Dangers + Probabilité + Impact = Risques Priorisés ».

Tout d’abord, nous aborderons les actifs. Identifiez les processus clés de votre entreprise. Cela peut inclure la création de produits, la gestion des paiements, l’expédition ou la livraison, etc. L’étape suivante consiste à identifier les actifs nécessaires à chaque processus et à attribuer une valeur à chacun. Ceci est quelque peu subjectif – la valeur peut être le coût de remplacement de l’actif ou la valeur que l’actif ajoute à votre entreprise. Vous pouvez estimer un montant en dollars ou utiliser des étiquettes larges comme valeur faible/moyenne/élevée. Assurez-vous simplement de rester cohérent dans la façon dont vous mesurez la valeur de l’actif. Pour cet article, nous allons rester simple et nous en tenir à Faible/Moyen/Élevé. Mon entreprise vend principalement des articles saisonniers et je dépense une grande partie des produits d’approvisionnement hors saison pour les revendre plus tard. Cela signifie que j’ai un inventaire important presque toute l’année. Sans surprise, lorsque j’organise les actifs de mon entreprise par valeur, mon inventaire est mon actif le plus précieux. L’inventaire est souvent un actif de grande valeur pour les petites entreprises qui vendent des biens matériels. Les véhicules et les outils sont des actifs courants de grande valeur pour les entreprises fournissant des services.

Donc, à la fin de cette étape, nous dirons que notre petite entreprise hypothétique a ces valeurs d’actif :

HAUTE VALEUR
Inventaire
Dossiers (liste de contacts clients, reçus, documents fiscaux, etc.)

VALEUR MOYENNE
Des ordinateurs
Imprimantes
Appareils photo

FAIBLE VALEUR
Fournitures d’expédition (boîtes, ruban adhésif, etc.)
Conteneurs de stockage

L’étape suivante de l’évaluation des risques consiste à identifier les dangers et leur probabilité. Les dangers peuvent être naturels (comme les ouragans ou les blizzards) ou d’origine humaine (comme le vol et les troubles civils). Si vous connaissez bien votre entreprise et votre région, vous pouvez faire une évaluation sensée des dangers les plus probables. Si vous vivez en Californie, les incendies de forêt et les tremblements de terre peuvent être des dangers à forte probabilité. Si vous vivez dans les montagnes, des blizzards et des glissements de terrain peuvent être probables. Je vis au Texas, un endroit que j’adore, mais je m’inquiète de la stabilité du réseau électrique. Ainsi, une panne de courant prolongée est un risque plus élevé pour mon entreprise qu’ailleurs. Cela ne fait pas de mal de revérifier votre intuition, en utilisant des ressources telles que les cartes d’inondation, les cartes de risque de tremblement de terre de l’USGS ou en parlant à un agent d’assurance. Les grandes entreprises calculeront la probabilité qu’un danger se produise jusqu’à la virgule décimale, mais pour les petites entreprises, il suffit d’attribuer une probabilité de danger large de faible/moyenne/élevée.

Disons que notre petite entreprise hypothétique se trouve dans l’est du Texas. L’évaluation des dangers pourrait se dérouler comme suit :

RISQUES À HAUTE PROBABILITÉ
Humidité extrême (moisissure/mildiou)

RISQUES DE PROBABILITÉ MOYENNE
Panne de courant prolongée
Vol
Les mites et autres nuisibles destructeurs
Inondation

RISQUES À FAIBLE PROBABILITÉ
Troubles civils
Tremblement de terre
Feu

L’étape suivante consiste à évaluer les impacts. Toujours en utilisant les étiquettes Faible/Moyen/Élevé, attribuez un niveau d’impact (en tenant compte de la protection existante dont vous disposez) à chaque actif pour chaque danger identifié. En d’autres termes, si un incendie se produisait dans votre entreprise, quel serait l’impact sur votre inventaire, vos outils, vos dossiers, etc. ? À la fin de ce processus, vous devriez avoir une cote de danger globale à deux lettres – la première lettre pour le niveau d’impact et la deuxième lettre pour le niveau de probabilité de danger.

À ce stade, notre petite entreprise hypothétique a une liste d’actifs + dangers + probabilités + impacts, avec des cotes de danger globales. Voici à quoi ressemblerait l’élément d’inventaire :

ATOUT : Inventaire (valeur élevée)

Danger : humidité extrême (probabilité élevée)
Impact avec les mesures d’atténuation actuelles : élevé (la moisissure rendra l’inventaire sans valeur)
Cote de danger globale : H/H (impact élevé/probabilité élevée)

Danger : panne de courant prolongée (probabilité moyenne)
Impact avec l’atténuation actuelle : faible (inventaire stocké dans un environnement non climatisé)
Cote de danger globale : L/M

Danger : vol (probabilité moyenne)
Impact avec l’atténuation actuelle : moyen (de nombreux articles sont volumineux, les voleurs pourraient probablement en voler une partie, mais pas la totalité de l’inventaire)
Cote de danger globale : M/M

Danger : Mites et autres ravageurs destructeurs (probabilité moyenne)
Impact avec les mesures d’atténuation actuelles : Élevé (l’infestation de mites rendra la majeure partie de l’inventaire sans valeur)
Cote de danger globale : H/M

Aléa : Inondation (probabilité moyenne)
Impact avec l’atténuation actuelle : moyen (l’inventaire au sol ou sur les étagères inférieures peut être ruiné)
Cote de danger globale : M/M

Danger : Tremblement de terre (faible probabilité)
Impact sans atténuation : faible (inventaire stocké dans un hangar à un étage sans conduites d’eau ni de gaz)
Cote de danger globale : L/L

Danger : Troubles civils (faible probabilité)
Impact avec l’atténuation actuelle : moyen (pour l’inventaire, l’impact est essentiellement le même que le risque de vol)
Cote de danger globale : M/L

Danger : Incendie (faible probabilité)
Impact sans atténuation : Élevé (perte d’inventaire due à un incendie ou à des dommages causés par la fumée)
Cote de danger globale : H/L

…et ainsi de suite, pour chaque actif. Notez qu’un danger qui a un impact faible pour un actif peut avoir un impact élevé (ou vice versa) pour un autre actif. L’inventaire peut ne pas être affecté par une panne de courant prolongée, mais l’impact sur les ordinateurs de l’entreprise serait probablement au moins moyen.

Garder une trace de toutes ces informations peut devenir désordonné. Si vous souhaitez un formulaire prêt à remplir pour guider votre évaluation des risques, un modèle est disponible sur le site Web Ready.gov.

(Note: La forme est décente, ignorez simplement leurs fautes d’orthographe comme « senario ». C’est « assez bon pour le travail du gouvernement », je suppose.)

Une fois que vous avez terminé votre évaluation des risques, la dernière étape est l’atténuation des risques. Classez vos cotes de danger globales à deux lettres par impact et concentrez-vous sur la recherche de moyens d’atténuer les dangers d’impact élevé et moyen. Je préfère, par souci de simplicité, hiérarchiser les cotes de danger dans cet ordre : H/H, H/M, H/L, M/H, M/M, M/L. Certaines personnes peuvent préférer donner la priorité à Impact moyen/Probabilité élevée et Impact moyen/Probabilité moyenne plutôt qu’à Impact élevé/Probabilité faible. L’une ou l’autre approche fonctionne, tant que les principaux dangers sont traités. Soyez créatif dans votre approche de l’atténuation des risques. Des choses aussi variées que l’amélioration de la sécurité physique, l’obtention de dispositifs de sauvegarde, l’apprentissage d’une nouvelle compétence et l’achat d’une assurance comptent toutes comme des mesures d’atténuation. Il y a de fortes chances que vous ne puissiez pas atténuer tous les risques, et ce n’est pas grave. Certains risques dépasseront presque certainement les ressources de votre petite entreprise pour les atténuer. Vous êtes dans une meilleure situation en étant simplement conscient de ce risque.

Pour notre petite entreprise hypothétique, le principal risque (impact élevé/probabilité élevée) pour notre inventaire est l’humidité élevée de l’est du Texas. Un moyen relativement bon marché de renforcer l’inventaire contre ce danger consiste à stocker l’inventaire dans des conteneurs hermétiques avec des packs de gel de silice à l’intérieur. En prime, cela fournit également une atténuation contre le danger posé par les mites et autres ravageurs destructeurs, ainsi qu’un certain niveau de protection contre les inondations et les dommages causés par la fumée. Pour le risque d’incendie (impact élevé/faible probabilité), disons que notre entreprise n’a pas l’argent pour installer un système de gicleurs dans le hangar de stockage. Nous pourrions installer un détecteur de fumée, garder un extincteur à proximité et nous assurer que la zone environnante est exempte d’objets inflammables. Passant aux risques d’impact moyen, le danger de vol d’inventaire et de troubles civils peut être atténué en plaçant des barreaux sur les fenêtres du hangar de stockage, en mettant un meilleur verrou sur la porte et peut-être en installant des caméras, des lumières et des alarmes.

Si vous n’aimez pas ma méthodologie de gestion des risques, il existe des dizaines de variantes que vous pouvez rechercher en ligne. Tous suivent la même logique de base, mais certaines variantes peuvent être mieux adaptées à vous et à votre entreprise. L’important est que vous, Monsieur le propriétaire d’une petite entreprise, ayez pris le temps de comprendre les risques encourus par votre entreprise et que vous ayez identifié des mesures pour renforcer votre gagne-pain face à ce que l’homme et la nature peuvent vous imposer.