Il est très important de conserver des registres précis des achats, des polices d’assurance, des informations bancaires et d’autres données utiles. Organiser et gérer des fichiers n’est pas quelque chose que la plupart des gens (y compris moi-même) aiment faire, mais cela rend la vie plus facile en fin de compte. Un peu plus de temps sur le front-end permet de gagner beaucoup de temps sur le back-end. Il est beaucoup plus facile de s’organiser que de passer une demi-journée à essayer de localiser un document dont vous avez désespérément besoin.
Comment organisez, rangez et classer ses documents les plus importants en cas de crise?
Si vous avez la chance de trouver de vieux journaux familiaux ou des Bibles familiales, lisez-les ! Ils sont une mine d’informations. Internet n’est devenu accessible à la plupart des gens qu’au milieu des années 90. Avant cela, tout était papier et stylo. Les générations précédentes étaient de grandes gardiennes de records. Ils ont documenté les succès et les échecs. Apprenez d’eux.
Un journal de ferme/jardinage
J’ai commencé à tenir un journal de mise en conserve il y a de nombreuses années lorsque ma mère m’a donné un journal vierge et m’a dit que je devrais commencer à suivre mes projets de mise en conserve. Eh bien, c’était l’une des meilleures suggestions qu’elle m’ait jamais faite. J’ai suivi ce que j’avais mis en conserve et d’autres informations diverses comme le nombre de litres de baies que j’ai utilisé pour préparer X quantité de gelée. J’ai également suivi combien de kilos de viande, comme la viande hachée, équivaut à combien de pintes de produit. Je sais approximativement combien de pintes de compote de pommes je vais obtenir d’une caisse de pommes. Année après année, ces informations sont devenues précieuses. Si je me demande si c’est presque l’heure de la confiture de myrtilles, je regarde simplement en arrière pour voir les dates auxquelles j’ai préparé les derniers lots.
J’ai commencé à étendre le journal de mise en conserve en un journal de ferme. Je suis légèrement obsédé par la météo, j’ai donc commencé à enregistrer les dates de gel et d’autres événements météorologiques majeurs. Cela s’est également avéré être une information précieuse, notamment les dates de gel. Je me suis ensuite lancé dans l’enregistrement d’informations sur le jardinage et wow ! c’était super ! J’ai pu suivre les succès et les échecs, suivre les dates de début de mes semis, les variétés de semences qui ont bien fonctionné et d’autres choses intéressantes. J’avais l’habitude de me tenir dans ma serre et de me dire que je devais me souvenir de l’année prochaine pour en cultiver davantage, remplir le vide ici, et bien sûr, lorsque l’année prochaine arrive, cela m’est complètement sorti de la tête. Maintenant, je le note simplement et j’y fais référence lorsque je commande des graines ou que je démarre des semis. Les demandes de prière et les prières exaucées sont toujours agréables à regarder lorsque je passe en revue l’année.
Je surveille également les informations de notre incubateur. Combien d’œufs, quand ils ont commencé, lesquels ont éclos et quels jours ils ont éclos. Pour tout élevage d’animaux ou de bétail, les informations sur les vaccins, la taille des portées, etc. sont importantes surtout si vous vendez vos animaux. Les acheteurs potentiels d’animaux aiment consulter les dossiers. Vous devez toujours fournir à l’acheteur la date de naissance de l’animal, les informations sur les parents, les dates de visite chez le vétérinaire, les informations sur la vermifugation et les vaccins. Si vous envisagez de vendre des produits agricoles ou des articles faits maison, tels que du savon, des bougies, etc., il peut être nécessaire que vous teniez des registres commerciaux précis à des fins fiscales. Conserver les reçus vous aidera à savoir combien facturer pour un article, car vous pourrez additionner le coût des matériaux utilisés. Vous ne voulez pas vous sous-estimer lorsque vous vendez des produits.
Certains marchés publics de producteurs exigent des certificats fiscaux ou des licences commerciales. Vous souhaiterez enregistrer les reçus et conserver des informations précises sur les profits et les pertes. Gardez une trace de vos déductions. Cela vous aidera à surveiller la santé de votre entreprise. Si jamais vous êtes audité, une bonne tenue de registres peut vous sauver la mise. Se présenter à un audit avec un gros sac rempli de papiers ne donne pas une bonne image. Mieux vaut toujours être organisé, surtout si vous avez une entreprise.
Ranger ces documents importants de manière organisée
Il est important de garder vos dossiers et documents en bon ordre. Déchirer chaque morceau de papier de votre classeur pour obtenir un document nécessaire n’est pas efficace. Étiquetez vos fichiers et prenez le temps de les configurer correctement. Nous avons des dossiers concernant les polices d’assurance, les réparations de véhicules, les informations bancaires, les manuels d’appareils avec reçus joints, les dossiers médicaux pour nous et les animaux de compagnie, ainsi que d’autres dossiers nécessaires. Tous ces documents tiennent parfaitement dans un petit classeur métallique à deux tiroirs. C’est formidable d’avoir tout dans un fichier informatique, mais que se passe-t-il lorsque l’ordinateur tombe en panne ou qu’une panne de courant prolongée se produit ? La sauvegarde papier est essentielle. Un mot sur les formalités d’assurance. Documentez et conservez des photos du contenu de votre maison, des numéros de série des armes à feu et des copies des informations bancaires et de carte de crédit dans un coffre-fort ignifuge. Assurez-vous également d’avoir une copie de votre police d’assurance habitation. Si vous ne possédez pas de boîte ou de coffre-fort ignifuge, ayez des copies de ces informations dans le coffre-fort ignifuge de votre ami. Espérons que votre maison ne brûlera jamais et que vous n’aurez jamais besoin de ces documents, mais si c’est le cas, vous serez reconnaissant de les avoir.
J’ai chaque année une belle feuille de calcul pour mes paiements de primes d’assurance médicale et une autre feuille de calcul pour les frais médicaux. Au moment des impôts, il est si simple de télécharger ces deux feuilles de calcul Excel et de les envoyer hors du bureau du comptable. Si j’avais besoin de prouver que j’avais payé ces primes et frais médicaux, je me dirige vers le dossier papier. La conservation des fichiers est essentielle. Classez quotidiennement ou hebdomadairement en fonction de la quantité de papier que vous générez. Cela permet de garder les choses bien rangées et efficaces. Vers la fin de chaque année, purgez les anciens relevés bancaires, formulaires fiscaux, etc. Brûlez ces documents inutiles. Vous ne voulez pas que vos informations personnelles finissent entre de mauvaises mains. Avant l’ère informatique, il était recommandé de conserver sept ans les informations bancaires et fiscales, aujourd’hui c’est trois ans. C’est beaucoup moins de papier et d’espace occupé.
Ma mère a été très malade pendant plus de six mois et j’avais des bouts de papier avec les noms et numéros de médecins, les numéros d’hôpital et d’autres numéros de téléphone de personnes avec lesquelles je pourrais avoir besoin de communiquer. Un nouveau dossier a été créé avec ses documents de procuration dont je pourrais avoir besoin et tous les numéros de téléphone pertinents dont je pourrais également avoir besoin. J’ai également noté les coordonnées de la maison funéraire qu’elle souhaite que j’utilise et j’ai commencé à rédiger sa nécrologie. J’aurai malheureusement besoin de ces informations un jour et elles sont toutes à portée de main. Il est préférable de l’avoir prêt pour que lorsque quelque chose arrive, vous ne soyez pas submergé et n’oubliez pas les noms, numéros, dates de naissance importants, etc. J’espère ne pas avoir besoin d’utiliser ce dossier particulier pendant très longtemps.
Pourquoi conserver des registres lors d’un événement de catastrophe/SHTF est crucial?
Le service de l’état civil est chargé d’enregistrer les naissances, les décès et les mariages. Les villes locales disposent également de la plupart de ces informations. Ce n’est pas pour rien qu’on appelle cela des statistiques de l’état civil : ce sont des informations importantes.
Le personnel hospitalier, les services médicaux d’urgence et autres secouristes ont des personnes dont le travail consiste à enregistrer la catastrophe. Les lieux, les heures, les blessures et les décès sont tous enregistrés. Mais que se passe-t-il si ces professionnels ne sont pas là pour enregistrer les informations ? Toutes ces données doivent être documentées. Vous pouvez devenir le nouveau département des statistiques de l’état civil ou le secrétaire d’enregistrement si les choses vont assez mal et que tout le monde court comme un poulet sans tête. Gardez un petit carnet et un stylo à portée de main dans votre véhicule ou dans votre sac à dos/sac à main. Mieux vaut faire deux stylos.
N’importe qui peut jouer le rôle d’enregistreur d’informations et si l’événement est accablant, plusieurs enregistreurs peuvent être nécessaires. Si un événement majeur se produit dans votre région, notez immédiatement la date et l’heure. Ajoutez toutes les informations pertinentes, ce qui s’est produit et où, la taille de la zone d’impact ou tout autre élément que vous jugez important maintenant ou plus tard lors de la reconstruction de l’événement. Si le temps le permet, rédigez un rapport court et complet sur ce qui s’est passé. Demandez aux autres d’écrire également leurs observations et de comparer les informations. Ce qui s’est passé sur la route A peut être très différent de ce qui s’est passé sur la route B. Il faudra peut-être des données provenant de nombreuses sources pour obtenir une image pleinement précise de ce qui s’est passé.
Aussi morbide que cela puisse paraître, enregistrer les détails du décès est vital. Cela peut aider une personne qui recherche un être cher à savoir que celui-ci a été correctement soigné et enterré. Ils pourront peut-être même visiter le lieu de sépulture, ce qui pourrait faciliter le processus de deuil. Je ne peux pas imaginer ne pas savoir ce qui est arrivé à un être cher lors d’une catastrophe. Malheureusement, certaines personnes ne sont pas rétablies.
Il est également nécessaire de conserver des dossiers sur les blessés et sur l’endroit où ils ont été envoyés pour traitement. Comme je l’ai mentionné, plusieurs personnes peuvent enregistrer des données. Vous pouvez avoir une personne identifiant le défunt et le lieu d’inhumation et une autre à d’autres endroits enregistrant les blessés et l’endroit où ils sont envoyés ou se trouvent actuellement. Intensifiez-vous et faites de votre mieux pour aider à documenter les informations.
En cas d’urgence ou de catastrophe prolongée, la tenue d’un registre des naissances, des décès et des mariages nécessitera des documents. Le maintien d’un système d’enregistrement apportera un certain sentiment d’ordre à une catastrophe en cours ou aidera à la reconstruction d’un processus de société.
UN CARNET D’ARTICLES
Tous les articles ou instructions pertinents qui sont uniquement stockés électroniquement doivent être imprimés et classés dans un cahier en conséquence. Si vous n’avez pas d’électricité pendant une semaine et que les instructions de dépannage du générateur se trouvent uniquement sur votre ordinateur portable (que vous ne pouvez pas charger), alors vous avez un problème. Allez chercher le cahier et ayez l’esprit tranquille : ce dont vous avez besoin est toujours à portée de main.
Organiser vos documents est tout aussi important que d’organiser votre nourriture ou vos outils. Prenez-le au sérieux et passez un après-midi pluvieux avec des dossiers, un marqueur magique noir pour l’étiquetage et un classeur. Vous serez reconnaissant d’avoir fait cela un jour ! Portez-vous bien et que Dieu vous bénisse ainsi que vos familles.
